Berichten

Timemanagement

“Spiegeltje, spiegeltje aan de wand, wie is het drukst van ’t land?”

Ik werd onlangs weer eens getriggerd door een ongenadige reflectie op het fenomeen – of liever het modeverschijnsel -, druk zijn. Oké, je hebt mijn aandacht, denk ik hardop. In de eerste plaats, omdat ik als zelfstandig ondernemer mijn tijd goed moet bewaken, mijn prioriteiten goed moet stellen en omdat focus een vereiste is. Maar het is tegelijkertijd een feest der herkenning. Sommige teams en vele professionals die ik mag trainen, coachen en ondersteunen verschuilen zich namelijk nogal eens achter de woorden: “Ik heb het al zo druk!” En prik daar maar eens samen doorheen.

Deze blog schrijf ik dan ook om de illusie van druk zijn nader onder de loep te nemen. En ik hoop dat we er samen ons voordeel mee kunnen doen. Hoe? Door in uw werk als adviseur, coach en/of trainer deze spiegel stevig voor te houden bij uw doelgroep. Gestoeld op mijn eigen ervaringen en wat leesvoer neem ik u mee in de wereld waarin we allemaal te druk zijn…

Voor alle duidelijkheid

Ik houd absoluut geen pleidooi voor luiheid en nietsdoen, van hard werken is immers nog nooit iemand slechter geworden. En het leven is vandaag de dag gewoon druk. Dus laten we vooral realistisch blijven. Maar ik schrijf wel vanuit de context dat we vaak jachtig en voortdurend gespannen druk zijn met meerdere dingen tegelijk, waardoor we overbelast raken. We verliezen zeggenschap over onze eigen planning, onze doelen en ons welzijn. We staan altijd ‘aan’ en dat leidt uiteindelijk tot concentratieverlies en uitputting. Simpelweg omdat ons menselijk systeem daar niet op is ontwikkeld. En zo voelen de mensen met wie ik werk zich vaak ook. De werkgever verwacht steeds meer in minder tijd, we vergaderen ons suf, en de voortdurende stroom van informatie zwelt via velerlei kanalen dagelijks aan.

Druk zijn, lekker makkelijk

Waarom hebben we het dan zo druk?” Om het maar even lullig te brengen, het is lekker makkelijk. Het is de weg van de minste weerstand. Pardon? Ja, echt waar! Als we onze dag namelijk laten bepalen door de manager, “dringende” vragen van collega’s, onze smartphone en onze inbox, dan hoeven we niet zelf na te denken over onze planning en onze prioriteiten. We hoeven alleen maar te reageren, lekker makkelijk dus. Drukte is gemakzucht, er is moed voor nodig om minder te doen en keuzes te maken.

In mijn werk als adviseur en coach baseer ik mijn ondersteuning onder andere op filosofieën en strategieën uit Agile, Lean en Change management. Al deze ‘moderne’ wijzen van denken en werken hebben met elkaar gemeen dat we willen gaan voor onder andere klantwaarde, kwaliteit, zelflerend vermogen en continu verbeteren. Hiervoor moeten we als individu, team en organisatie keuzes maken, resources managen en rigoureus prioriteren. Dat dit ons op de (middel)lange termijn voordelen biedt en ons wendbaarder en weerbaarder maakt in voortdurend wijzigende omstandigheden op de markt en in de maatschappij geloven we vaak wel. Maar jeetje, wat hebben we het druk. Er ligt zoveel werk op ons te wachten en dan moeten we ook nog eens Agile, Lean of Kanban ‘gaan lopen doen’?! Nee hoor, veel te druk!

Kuddegedrag en ambitie

Druk zijn is stoer en we voelen ons goed als we het drukker hebben dan anderen.

We streven ernaar en kunnen erover opscheppen. Dus we laten ons meeslepen door de sociale norm van druk zijn. Niets is zo vervelend als anderen het drukker hebben dan ons. Nee, we laten ons niet overtroeven, wij kunnen nog drukker dan druk zijn. En zeg eens eerlijk, hoe slecht kan druk zijn nu voor ons zijn. In de juiste dosering niet, luidt het antwoord. Maar ons menselijk systeem is ontworpen om te schakelen tussen activiteit en rust. En als we onszelf niet de kans gunnen om te schakelen tussen ‘aan’ en ‘uit’ dan lopen we tegen chronische overbelasting aan en dit leidt tot vermindering van denkkracht, prestatieverlies en mogelijk tot een heel pallet aan gezondheidsproblemen. Dus wees liever slim dan stoer en zorg voor voldoende rust en ontspanning. Alleen zo kun je boven jezelf uitstijgen. Alleen zo kun je kwaliteit en klantwaarde leveren. En alleen zo heb je energie om een leven lang te leren en continu te verbeteren.

Ik kom het zo vaak tegen dat mensen elkaar aftroeven op elkaars druk zijn. En dat managers enkel sturen op getallen, kwantiteit en output. “Werk jij maar vier dagen per week?” “Sport jij in de baas zijn tijd?” “Alweer met vakantie?” “Hmm, KPI niet gehaald, zonde!” Het is een cultuur van druk zijn. Dus we dienen iets aan dié cultuur te doen. Afstand nemen van kwantiteit en output en de focus verleggen naar kwaliteit en duurzaamheid. Hard werken is helemaal prima, maar doe het wel slim.

Beste managers, stop met beoordelen op aantallen uren en output. Uw professionals zijn prima in staat goede keuzes te maken en te prioriteren om zo veel mogelijk kwaliteit en klantwaarde te leveren tegen een gezonde inspanning en inzet van resources. Het draait niet om output, maar om outcome. En ja beste manager, u zult voor moeten gaan in deze cultuuromslag. U zult als voorbeeld moeten dienen en de juiste randvoorwaarden en omstandigheden creëren. De mond vol van duurzaamheid? Doe er dan wat mee!

Het valt niet mee

Als we (h)erkennen dat we te druk zijn, storten we ons vaak op timemanagement, gaan we nog efficiënter werken en versmallen we onze focus. Goed bezig toch?! Nou nee! Deze strategieën zorgen juist voor nog meer drukte…

Denk daar eens over na…

We leven in een wereld waarin de verwachtingen stijgen en stijgen, een wereld waarin we steeds meer informatie moeten verwerken, waarin er taken bijkomen in plaats van verdwijnen en waarin de technologische ontwikkelingen nauwelijks zijn te volgen. Timemanagement en effectiever omgaan met uw tijd zorgt dan toch juist alleen maar voor overvollere agenda’s in plaats van rust en ruimte? Is het niet zo dat we door efficiënter te werken nog meer werk kunnen verzetten. En krijgen we het hierdoor niet alleen maar nog drukker? Ik denk het wel!

In mijn werk leer ik de mensen dus juist om ‘nee’ te durven zeggen (lees: “Nee, omdat…”), we leren om de hoeveelheid onderhanden werk in balans te brengen met de aanwezige capaciteit en resources (limit work in progress), we focussen ons op kwaliteit en klantwaarde (outcome) en niet op kwantiteit. Bovendien verdient effectiviteit mijns inziens de voorkeur boven efficiëntie. Keuzes maken en prioriteren is moeilijk, maar wel essentieel om kwaliteit en duurzaamheid te realiseren. Minder en beter in plaats van steeds meer en meer. We kunnen onze professionals en teams ondersteunen door een cultuur en context te creëren waarbinnen randvoorwaarden worden geschept om hen op basis van wederzijds vertrouwen de juiste keuzes te laten maken. En dat kunnen ze!

Waar kunnen we dan wel ‘meer’ van gebruiken?

Het gaat niet meer om meer informatie, om meer werk  verzetten, om meer geld en spullen. Het draait niet om druk, drukker, drukst. Dus laten we niet proberen om nog meer te doen, maar om minder te doen en dit beter te doen. Alleen op die manier bereik je waar we wel meer van nodig hebben: creativiteit, zelflerend vermogen, kwaliteit, aandacht, vertrouwen en onderscheidend vermogen.

Stop!

Sta eens stil, doe zelfs eens een stap terug en ‘do whatever it takes’ om een cultuur en werkomgeving te creëren waarin uw professionals en teams kunnen bloeien, duurzaam kunnen veranderen en continu mogen verbeteren. En misschien doet dit even pijn in uw KPI’s, uw percentages, Euro’s, kleurtjes in Excel en uw cijfertjes. Maar hoe pijnlijk wordt het als uw professionals en teams door alle opgelegde drukdoenerij op een gegeven moment niet eens meer in staat zijn om hun bijdrage te leveren aan uw organisatiedoelstellingen, aan uw gewenste veranderingstraject en het zelflerende vermogen van uw organisatie? Volgens mij gaat de schoen dan pas echt wringen.

Dus sta eens stil, stel uw scope eens bij en geef uw mensen tijd en ruimte om te knallen!

Agile, Lean, Scrum

LEAN, AGILE en SCRUM, al die ‘nieuwe’ (ze bestaan al heel lang hoor!) en ‘hippe’ verschijnselen waar we in  organisaties mee worden geconfronteerd. Al die beloftes over klantwaarde, efficiëntie, flow, zelforganisatie, transparantie enzovoort.

En als je goed luistert en kijkt, wil iedereen business agility, kan iedereen Lean worden en doet iedereen aan Scrum. Het kan niet anders dan dat dergelijke manieren van denken en werken de oplossing zijn voor alles; brengers van het licht. De ene aanpak is nog beter dan andere. En toch wil het in de praktijk maar niet lukken.

Wat een teleurstelling hè?!

De rode draad!

Laat ik eerst kort toelichten waarom ik Agile, Lean en Scrum voor de vuist weg in één adem noem. Er zijn zoveel meer verschillende methoden, modellen, technieken, frameworks of hoe je het wilt noemen beschikbaar. En natuurlijk zijn er onmiskenbaar veel verschillen te benoemen, kijk alleen al naar de herkomst van de diverse methoden. Maar ik zie vooral een interessante en zelfs essentiële rode draad die deze aanpakken verbindt. Zowel Agile, als Lean en Scrum zijn manieren van denken en werken die zich bezig houden met klantwaarde, flow, ritme, zelforganisatie, leiderschap, cultuur, flexibiliteit, optimalisatie van processen, samenwerken, communicatie, het voortdurend aanpassen aan veranderende omstandigheden, continu verbeteren enzovoort. Deze opsomming is uiteraard niet limitatief.

Dit is de rode draad waar het mijns inziens om draait. En het is de rode draad, die nu juist niet op waarde wordt geschat en onvoldoende aandacht krijgt. Vanuit mijn praktijk als trainer en adviseur constateer ik dat er nog steeds wordt gegaan voor de korte termijn winst en dat selectief wordt gekozen voor de invoering van slechts (een deel van) het bijbehorende instrumentarium. Onder het mom van: “Nu zijn we Agile bezig en doen we aan Scrum”.

Herkent u het volgende?

  • De teams werken “Scrummish”, maar het management blijft conform de traditionele manier denken, leiden en werken.
  • We leiden alle teammanagers op tot Lean Green Belt en dan komen we er wel.
  • Even een Kanban bord aan de muur en we zijn goed bezig.
  • Het directieteam trainen en coachen op business agility? Welnee, veel te druk en die tijd hebben ze wel gehad; aldus het directieteam.
  • Ik verzin als Product Owner vanuit mijn beste intenties zelf wel een productvisie voor het team, want van de klant krijg ik niets.

Persoonlijk vind ik het maar vreemd en begrijp ik het ook niet, dat we met alle huidige literatuur, training, opleiding, persoonlijke ontwikkeling, goede voorbeelden en goede intenties, maar niet in staat zijn om die essentiële rode draad serieus te nemen en juist daarop te focussen.

Mindset

Er is duidelijk behoefte aan en noodzaak voor een andere manier van denken en werken; organisaties en hun mensen moeten het hoofd bieden aan voortdurend, snel wijzigende en onvoorspelbare omstandigheden en klantwensen, vaak met beperkte middelen. Waarom wordt er dan nog steeds onvoldoende bijgedragen aan het vervullen van deze behoefte? Met zijn allen afwachten, totdat de traditionele manier van denken, leiden en werken uitsterft kan toch niet de oplossing zijn?

Diverse organisaties en hun mensen durven nog steeds het traditionele blauwdruk denken en de bestaande manier van werken niet los te laten. Het blijft maar gaan over controle, beheersing, lijstjes, kleurtjes, getallen, politiek, Euro’s, individueel gewin, verborgen agenda’s, hiërarchie en afrekenen. Niet echt een gezonde voedingsbodem om aan de slag te gaan met Agile, Lean en/of Scrum, die juist een cultuur van vertrouwen, transparantie, communicatie en een lange adem nodig hebben om tot een succes te leiden. Er wordt voortdurend aan de mens achter de benodigde verandering en verbetering voorbij gegaan.

Easy to learn, difficult to master

Het is die rode draad, zoals ik heb beschreven, die het uitermate lastig en ingewikkeld maakt om de manier van Agile, Lean en/of Scrum denken, leiden en werken in een organisatiecultuur in te bedden. Verandering draait nu eenmaal om mensen en verandering veroorzaakt dus weerstand. Vertrouwen is eng, transparantie is een modewoord en fouten straffen we af. Intenties en mooie woorden zijn echter niet toereikend om echt iets positief te veranderen.

Hoewel de focus moet liggen op een lange termijn visie en er veel tijd nodig is voor verandering die beklijft, is het voordeel van Agile, Lean en Scrum dat ze in beginsel wel korte termijn resultaat bewerkstelligen. Dit motiveert alle betrokkenen en maakt het succes tastbaar. Alle kleine stapjes, alle kleine successen leiden uiteindelijk tot een groter alomvattend succes. Een kwestie van volhouden!

Maar, de zogenaamde ‘valley of despair’ ligt op de loer en is vaak onvermijdelijk.

Juist aansluitend op alle goede intenties, de eerste kleine veranderingen en succesjes is er lef, volharding en moed voor nodig om organisatie en individu hier doorheen te loodsen. Te vaak haken we voortijdig af en geven we de verschillende methoden, modellen, technieken en frameworks of de managers en medewerkers de schuld, want we willen toch altijd weer graag een schuldige aanwijzen voor het uitblijven van succes en resultaat. Eén ding is zeker, zo komen we er dus niet.

Een overweging

Graag geef ik het volgende ter overweging mee en doe ik beroep op de hedendaagse manager.

  • Wenst de organisatie wel echt te veranderen en is de noodzaak daartoe duidelijk voor alle betrokkenen? Informeer uw medewerkers en teams over die noodzaak en betrek hun kennis, ervaring en ideeën bij uw besluitvorming, want die zijn essentieel voor verandering. “De boel ‘verbouwen’ zonder rekening te houden met de bewoners is niet handig.”
  • Stap af van uw aannames op basis waarvan u op uw kantoor korte termijn beslissingen neemt. Ga naar de bron, de werkvloer. Stel vragen, laat u informeren en betrek uw medewerkers bij besluitvorming. De mens is het enige bestaansrecht van iedere organisatie. Baseer uw beslissingen op een langetermijnvisie en zet die stip op de horizon. Geef deze visie als richting mee en geef kaders en mandaat mee waarbinnen uw team als zelforganiserend team uit de voeten kan. Dit is randvoorwaardelijk voor zelforganiserende teams!
  • Kijk in eerste instantie kritisch naar uw eigen werk en gedrag. Fouten maken mag, het is immers een kans om te verbeteren. Vertrouw, (bege)leid en coach uw teams, zodat ook zij deze houding aan durven te nemen. “Als je doet wat je altijd doet, dan krijg je wat je altijd kreeg.”
  • Bezint eer ge begint! Moeten we wellicht eerst werken aan transparantie, vertrouwen, coachend leiderschap en dergelijke, voordat we ons in een verandertraject met behulp van welke methode dan ook storten? En bezie daarna pas welke manier van denken en werken past bij de organisatie en haar medewerkers. Ga dus niet blind voor een methode of raamwerk, er zijn nu eenmaal een hoop zaken randvoorwaardelijk om de kracht ervan te kunnen ervaren en om succesvol te zijn. Dit voorkomt teleurstelling en dat u na een veel te korte periode de betreffende methode of raamwerk, de managers incluis, onterecht af serveert en weer afdaalt naar de oude manier van werken.
  • Niets is te voorspellen! Dus weken planning, vergadering en besluitvorming om schijnveiligheid en zogenaamde maakbaarheid af te dwingen is niet de weg. Het leidt slechts tot teleurstelling en stilstand. Dus als uw organisatie er klaar voor is, neem beslissingen dan snel en begin klein. Door vooral te doen en te volharden ervaar je echte kracht van Agile, Scrum en Lean.

Tot slot

Zonder uw steun krijgen medewerkers niet de tijd en ruimte om daadwerkelijk verbeteringen en veranderingen te realiseren.

Masaaki Imai beschreef niet voor niets de drie kritische succesfactoren:

Management commitment

Management commitment

Management commitment